Vacature project manager congressen

WIE ZIJN WIJ?

Uw congres, onze passie
Congress Care, gevestigd in ’s-Hertogenbosch, is hét toonaangevende congresbureau, dat sinds 1997 specialist is in het organiseren van fysieke en online (internationale) bijeenkomsten in de gezondheidszorg. Met een enthousiast team van 22 collega’s organiseren wij congressen en symposia voor wetenschappelijke verenigingen, medische en farmaceutische bedrijven en (para-)medisch specialisten en tandartsen. Congress Care organiseert ca. 80 symposia en congressen per jaar, van 1 tot 5 dagen en van 50 tot 3.000 deelnemers. Zo staan we dit en volgend jaar bijvoorbeeld in Porto, Hannover, Bilbao, maar ook Amsterdam, Utrecht en ’s-Hertogenbosch! De congressen organiseren we met een opgebouwd portfolio van langdurige relaties, iets wat we ook belangrijk vinden naar ons personeel alsook leveranciers.

Klik hier om een beeld te krijgen ons gave congresjaar 2023.

WIE ZOEKEN WIJ?

Wij zoeken iemand die;

• Zich/haar prettig voelt in een jong(er) team;
• Energiek is en zin heeft om te werken;
• Nauwkeurig en vlot werkt, zowel zelfstandig als in teamverband;
• Snel kan schakelen en variatie een belangrijk onderdeel vindt;
• Het leuk vindt om meerdere malen per jaar(tussen 8 en 14), één of meerdere dagen mee te gaan naar onze congressen (zowel in Nederland, België als de rest van Europa);
• Het niet vervelend vindt om af en toe/incidenteel ’s avonds en in het weekeinde te werken;
• Zich/haar klantvriendelijk, flexibel en stressbestendig opstelt;
• Een groot verantwoordelijkheidsgevoel heeft;
• Zich/haar zowel schriftelijk als mondeling goed kan uitdrukken in Nederlands en Engels;
• Enige ervaring heeft met het werken met o.a. MS Word, Excel en PowerPoint;
• (een pre) ervaring heeft met projectmanagement/evenementen organiseren.
  
  

WAT GA JE DOEN?

De Project Manager is op jaarbasis verantwoordelijk voor meerdere bijeenkomsten en projecten (congressen/meetings/verenigingen), je bent een echte spin in het web. Hierbij is het belangrijk dat je structuur aanbrengt en de planning bewaakt. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor onze opdrachtgever en daarnaast houd je contact met je toeleveranciers, sprekers en commissieleden. Je wordt hierbij ondersteund door Project Medewerkers. Ook heb je een actieve rol bij het opzetten en onderhouden van de verschillende communicatiekanalen. Uiteindelijk is de Project Manager ook verantwoordelijk voor de budgetbewaking tijdens het project.

Voorafgaand, tijdens en na afloop van je project houd je je ook bezig met:

• Aanspreekpunt van de opdrachtgever (en bijbehorende vergaderingen);
• Het proactief adviseren en ondersteunen van de klant bij de keuze voor de werkvorm van het congres (bijv. face-to-face, hybride of virtueel);
• Sprekersmanagement en sponsorwerving- en management;
• De selectie van de congreslocaties en/of een online platform;
• Voorbereiden accreditatie-aanvragen;
• Vastleggen, plannen en (deels) uitvoeren van de PR/Marketingactiviteiten per project;
• Het ontwerp, de invulling en verzorging en controle van de (overige) communicatiematerialen van het congres (bijv. aankondigingen, programmaboeken en digitale nieuwsbrieven);
• Opstellen en bewaken van een congresbegroting;
• Controleren van inkoopfacturen;
• Opstellen draaiboeken;
• Abstract management;
• Aansturing medewerkers ter plekke, contact met locatie en opdrachtgever;
• Het op de congresdagen zelf leiden van het (virtuele) congres;
• Evaluatie van de bijeenkomsten (met deelnemers, opdrachtgever, intern).
  
  

WAT BIEDEN WIJ?

• Een leuk, jong, team met een fijne werksfeer. Hier zie je een aantal enthousiaste collega’s aan het woord.
• Een hoop flexibiliteit en vrijheid!
• Een grote mate van zelfstandigheid en afwisseling;
• De kans om op de congresdagen zelf, eindverantwoordelijk voor de organisatie te zijn;
• De kans om actief betrokken te zijn bij het doorlopen van een project van A t/m Z;
• Een aanstelling voor 40 uur per week (in overleg minimaal 32 uur), op kantoor in ’s-Hertogenbosch. Uiteraard gecombineerd met thuiswerkdagen;
• 28 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek;
• Een marktconform salaris (afhankelijk van opleiding en werkervaring, schaal: EUR 2.850-4.250)
• Een bonusregeling;
• Een budget voor bij- en nascholing;
• Een goede pensioenregeling waarvan Congress Care een deel van betaalt;
• Een laptop;
• Een mogelijkheid tot sporten dichtbij het kantoor (Congress Care betaalt 50% van je abonnement);
• Telefoon-, thuiswerk- en reiskostenvergoeding;
• On-site vergoeding tijdens de congresdagen.

Hebben we je interesse gewekt voor deze functie, dan nodigen we je van harte uit te solliciteren! Dit kun je doen door je CV (en optioneel motivatiebrief) te sturen naar: Roderick Mulder (r.mulder@congresscare.com).

We ontvangen je bericht graag spoedig, en uiterlijk voor 13 december!

Mocht je nog vragen hebben, of meer informatie over de vacature willen ontvangen, dan kun je contact opnemen met Debbie Schuurmans, Roderick Mulder of Pepijn Klerkx, op telefoonnummer: 073-6901415.