congress-hero-bg

Algemene voorwaarden

Congress Care BV, gevestigd en kantoorhoudend Europalaan 16, 5232 BC ’s-Hertogenbosch, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 16085822, hanteert de volgende algemene voorwaarden.

Artikel 1: Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

  1. 1. het congresorganisatiebureau (de PCO): de ondernemer die bedrijfsmatig voor anderen dan particulieren congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeenkomsten organiseert, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat.
  2. 2. de opdrachtgever: degene die met de PCO een overeenkomst is aangegaan tot het verrichten van werkzaamheden, zoals bedoeld onder 1, ten behoeve van de opdrachtgever.
  3. 3. de bijeenkomst: het congres, de vergadering, cursus of andere bijeenkomst welke door de PCO is georganiseerd.

Artikel 2: Toepasselijkheid

  1. 1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten gesloten tussen de PCO en de opdrachtgever, met betrekking tot de organisatie van congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeenkomsten.
  2. 2. Indien daarnaast nog andere voorwaarden van toepassing zijn, prevaleren ingeval van tegenstrijdigheid deze algemene voorwaarden.

Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst

  1. 1. De PCO heeft het recht voor het opstellen van een offerte een vergoeding te vragen van de opdrachtgever. Alle door de PCO uitgebrachte offertes zijn voor wat de termijn van aanvaarding betreft vrijblijvend, tenzij daarvoor in de offerte een termijn is opgenomen.
  2. 2. De overeenkomst tussen de PCO en de opdrachtgever kan in delen tot stand komen. De (deel)overeenkomst komt tot stand doordat hetgeen tussen partijen is overeen gekomen door de PCO schriftelijk wordt bevestigd en aan de opdrachtgever wordt toegezonden. In het geval de bijkomende diensten in een bijlage worden beschreven, wordt de bijlage geacht – indien deze later tot stand komt, vanaf dat moment – deel uit te maken van de overeenkomst.
  3. 3. Bedragen die worden genoemd in de stukken opgesteld door de PCO zijn exclusief omzetbelasting, tenzij anders is aangegeven.

Artikel 4: Inhoud van de offerte en de overeenkomst

In de offerte/overeenkomst wordt tenminste het navolgende vastgelegd: 

  • - naam van de opdrachtgever;
  • - de aanvang- en de einddatum van de bijeenkomst;
  • - omschrijving van de opdracht en de in dat kader door de PCO uit te voeren werkzaamheden;
  • - de geraamde kosten verbonden aan de uitvoering van de overeenkomst;
  • - de hoogte van een eventuele borgsom;
  • - het van toepassing zijn van deze algemene voorwaarden;
  • - eventuele bijzondere voorwaarden;
  • - beschrijving van bij derden af te nemen goederen en diensten;
  • - termijnen en wijzen van betaling.

Artikel 5: Wijzigingen en aanvullingen

  1. Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst, met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden, zijn slechts dan van kracht, indien zij schriftelijk tussen de PCO en de opdrachtgever zijn vastgelegd.
  2. Meerwerk en budgetoverschrijding worden aan de opdrachtgever voorgelegd zodra ze te voorzien zijn. Waar mogelijk wordt uiteraard gestreefd naar voorkoming ervan. Ze komen voor rekening van de opdrachtgever, tenzij nadrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 6: Indirecte vertegenwoordiging

Voorzover in het kader van de uitvoering van de opdracht de PCO diensten van derden betrekt zal deze dat steeds doen op naam en voor rekening van de opdrachtgever. Voor het geval de PCO in verband met de uitvoering van de overeenkomst in eigen naam en voor eigen rekening personeel, diensten of goederen van derden betrekt, vrijwaart de opdrachtgever de PCO terzake van de voldoening van de aan de derde toekomende tegenprestatie.

Artikel 7: Betaling

  1. 1. Betaling van de facturen van de PCO dient te geschieden binnen de Overeengekomen termijn(en), doch uiterlijk binnen dertig dagen na factuurdatum.
  2. 2. Zodra de in het eerste lid gegeven termijn is overschreden, is de opdrachtgever in verzuim waarna de opdrachtgever 1 % rente per maand of een gedeelte van een maand is verschuldigd over het volledige factuurbedrag. De opdrachtgever is tevens alle buitengerechtelijke kosten van invordering verschuldigd. Deze kosten worden berekend overeenkomstig onderstaand incassotarief.
    •  over de eerste Euro 10.000,- 15%
    •  over het meerdere Euro 20.000,- 10%
    •  over het meerdere Euro 40.000,- 8%
    •  over het meerdere Euro 80.000,- 5%
    •  over het meerdere boven Euro 160.000,- 3%
  1. 3. Bovendien is de opdrachtgever verschuldigd alle proceskosten en daarmee verbonden kosten voor rechtskundige bijstand.
  2. 4. Door de opdrachtgever gedane betalingen strekken eerst tot vermindering van alle verschuldigde kosten, vervolgens van de verschuldigde rente en dan van de opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de opdrachtgever dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.
  3. 5. Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is de PCO gerechtigd om van de opdrachtgever volledige schadevergoeding te vorderen indien de opdrachtgever niet voldoet aan de verplichtingen uit de overeenkomst.

Artikel 8: Annulering

  1. 1. Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door de opdrachtgever dient bij aangetekend schrijven te geschieden. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van de ontvangst van de aangetekende brief door de PCO.
  2. 2. Onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel geldt bij annulering ten aanzien van het niet onder 8.3 vallende deel van de kosten het navolgende.
    Onderstaande annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing op het bedrag dat gemoeid is met het totaalbedrag van de organisatievergoeding van de PCO. Het bedrag is exclusief kosten uit het derde lid van dit artikel.
    Opdrachtgever is bij annulering op onderstaande momenten, de volgende percentages van het totaalbedrag van de organisatievergoeding verschuldigd:

    • • Na tekenen contract – 10%
    • • 24 tot 18 maanden voorafgaand aan de eerste dag van het project – 20%
    • • 18 tot 12 maanden voorafgaand aan de eerste dag van het project – 35%
    • • 12 tot 6 maanden voorafgaand aan de eerste dag van het project – 50%
    • • 6 tot 3 maanden voorafgaand aan de eerste dag van het project – 60%
    • • 3 tot 2 maanden voorafgaand aan de eerste dag van het project – 70%
    • • 2 maanden tot 1 maand voorafgaand aan de eerste dag van het project – 80%
    • • 1 maand tot 2 weken voorafgaand aan de eerste dag van het project – 90%
    • • minder dan 2 weken voorafgaand aan de eerste dag van het project – 100%

  3. 3. Indien de opdrachtgever een overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleert is de opdrachtgever, indien door de PCO voor de uitvoering van de overeenkomst personeel, diensten of goederen van derden worden betrokken dan wel tijdelijk personeel in dienst is genomen -naast het verschuldigde volgend uit 8.2- gehouden de annuleringskosten c.q. schadeloosstelling of andere bedragen (zoals loon) te voldoen, welke de PCO aan deze derden verschuldigd zal zijn.
  4. 4. Indien de opdrachtgever de datum van van een project verplaatst, zijn in beginsel de annuleringsvoorwaarden uit lid 2 van dit artikel van toepassing.

Artikel 9: Opschorting en ontbinding

  1. 1. De PCO heeft, indien de opdrachtgever tekort komt in enige betalingsverplichting jegens de PCO, of indien de PCO redelijkerwijs mag verwachten dat de opdrachtgever zal tekortschieten in de nakoming van enige betalingsverplichting jegens de PCO, het recht:
    •  van de opdrachtgever voor alle lopende overeenkomsten voor externe kosten zekerheidstelling voor betaling te vorderen;
    •  de verplichting uit de overeenkomst met de opdrachtgever -zowel die waarop de tekortkomingen in de betalingsverplichting betrekking heeft, als alle overeenkomsten tussen de PCO en de opdrachtgever – op te schorten onverminderd het recht gelijktijdige zekerheidstelling voor de betaling te vorderen;
    •  het recht zonder gerechtelijke tussenkomst de betreffende overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te ontbinden.
  2. 2. De PCO heeft voorts het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien de PCO na het sluiten van de overeenkomst duidelijk wordt dat tijdens het evenement schade kan worden toegebracht aan eigendommen van de PCO of aan personen, of indien wordt verwacht dat de openbare orde zal worden verstoord.

Artikel 10: Overmacht

  1. 1. Onder overmacht aan de zijde van de PCO wordt in deze algemene voorwaarden verstaan elke van de wil van de PCO onafhankelijke omstandigheid – ook al was deze ten tijde van totstandkomen van de overeenkomst reeds te voorzien – die nakoming van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert, alsmede, voor zover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand en andere ernstige storingen in het bedrijf van de PCO, alsmede de onmogelijkheid van nakoming van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door de PCO ter uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken. In geval van verhindering van uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht is de PCO gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst hetzij de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.
  2. 2. Indien de PCO bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is het gerechtigd het geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.
  3. 3. De opdrachtgever zal zich in ieder geval niet op overmacht van zijn zijde kunnen beroepen in het geval (een) belangrijke spreker(s) niet verschijn(en)t, de bezoekers- of deelnemersaantallen sterk tegenvallen of vergelijkbare omstandigheden.

Artikel 11: Aansprakelijkheid

  1. 1. De PCO zal zich inspannen om de opdrachtgever naar beste vermogen van dienst te zijn.
  2. 2. De PCO is nimmer aansprakelijk voor door opdrachtgever geleden schade ten gevolge van, ofin samenhang met deze overeenkomst en/of de Services, behoudens in geval van grove nalatigheid of opzet aan de zijde van de PCO. In dat geval is de PCO enkel aansprakelijk voor direct geleden schade. Het door de PCO te vergoeden schadebedrag wordt in dat geval beperkt tot het bedrag dat haar assuradeur uitkeert, dan wel het maximaal aan opdrachtgever gefactureerde bedrag.
  3. 3. De PCO is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade (gevolgschade), waaronder inbegrepen, maar niet gelimiteerd tot bedrijfsschade, winstderving en/of geleden verlies, vertragingsschade en/of personen- en letselschade.
  4. 4. Elke aansprakelijkheid van de PCO voor door derden geleden schade alsmede schade veroorzaakt door de PCO ingeschakelde hulppersonen of derden, is expliciet uitgesloten.
  5. 5. Bij uitvoering van de overeenkomst door derden is de PCO eveneens niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van enige (stroom)storing, het slecht functioneren van ter beschikking gestelde diensten, of het ongeschikt zijn of worden van bij de uitvoering van de opdracht gebruikte zalen of ruimten. In alle gevallen zal de aansprakelijkheid van de PCO niet verder gaan dan het op een ander tijdstip opnieuw beschikbaar stellen van apparatuur en benodigd personeel voor het zo mogelijk opnieuw verrichten van de overeengekomen werkzaamheden. Opdrachtgever dient de derde die naar het oordeel van de PCO tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen zelf aan te spreken.
  6. 6. De PCO zal de hem toevertrouwde materialen zoals videobanden, films, documenten en andere materialen met grote zorg behandelen. De PCO sluit echter iedere aansprakelijkheid voor beschadiging dan wel het verloren gaan van ter beschikking gestelde materialen, door welke oorzaak dan ook, uit, behoudens in geval van opzet of grove schuld. In gevallen waarin met kostbare of niet vervangbare zaken dient te worden gewerkt, is de opdrachtgever verplicht deze voor eigen rekening verzekerd te hebben en te houden.
  7. 7. De opdrachtgever zal de PCO volledig schadeloosstellen voor alle schade aan zaken en personen, die voor de PCO, het personeel van de PCO of haar uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelingen van de zijde van de opdrachtgever, diens personeel of van andere personen ten behoeve van wie de opdrachtgever de overeenkomst met de PCO heeft afgesloten.
  8. 8. De opdrachtgever vrijwaart de PCO tegen aanspraken van derden ter zake van inbreuk op auteursrechten en/of intellectuele eigendomsrechten ten gevolge van door de PCO ten behoeve van de opdrachtgever te verrichten diensten.

Artikel 12: Informatieverstrekking

De opdrachtgever is gehouden de PCO tijdig alle (nadere) informatie te verschaffen welke redelijkerwijze in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kan zijn.

Artikel 13: Technische apparatuur

De PCO kan niet aansprakelijk worden gesteld voor technische mankementen of het niet deugdelijk functioneren van door derden geleverde audiovisuele apparatuur, waaronder begrepen stands, verlichting, decoraties en decorstukken.

Artikel 14: Vergunningen

Alle aan de bijeenkomst gerelateerde vergunningen dienen door de opdrachtgever te worden aangevraagd. De opdrachtgever draagt de kosten voor de aanvraag en/of het behouden van de vergunning(en).

Artikel 15: Vertrouwelijkheid

  1. 1. Beide partijen verplichten zich de vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met gegevens die schade kunnen veroorzaken aan de opdrachtgever of diens relaties bij kennisname van die gegevens door derden, dit op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.
  2. 2. Adressen welke door de PCO en de opdrachtgever aan elkaar beschikbaar worden gesteld voor mailing en promotie zijn slechts beschikbaar voor uitvoering van de overeenkomst, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen. Beide partijen krijgen de beschikking over de adressen van deelnemers.

Artikel 16: Uitvoeringsrechten

De opdrachtgever draagt zelf zorg voor het verkrijgen van uitvoeringsrechten en voor het afdragen van daaraan verbonden en alle daarmee verband houdende kosten.

Artikel 17: Geschillen

  1. 1. Alle geschillen ten aanzien van een overeenkomst waarop deze algemene voorwaarden geheel of ten dele van toepassing zijn, of naar aanleiding van nadere overeenkomsten, welke een uitvloeisel zijn van een zodanige overeenkomst, worden voor bindend advies schriftelijk voorgelegd aan de klachtencommissie van de Stichting Kwaliteitsregelingen Congres- en Vergaderbranche (het erkende Congresbedrijf).
  2. 2. Niettegenstaande het bepaalde in het voorgaande lid kunnen partijen het geschil voorleggen aan de gewone rechter.

Artikel 18: Toepasselijk recht

Op iedere overeenkomst tussen de opdrachtgever en de PCO is Nederlands recht van toepassing.

© Copyright 2024 -