Algemene voorwaarden

Artikel 5: (in)directe vertegenwoordiging

1. Voor zover in het kader van de uitvoering van de opdracht Congress Care diensten van derden betrekt kan zij dat steeds doen op naam en voor rekening van de Wederpartij. Congress Care zal de Wederpartij op eerste verzoek informeren over de selectie van deze derden en de bijbehorende kosten. Congress Care is noch verantwoordelijk noch aansprakelijk voor het handelen dan wel nalaten van de bij de dienstverlening op naam van de Wederpartij betrokken derden. Eventueel wanpresteren of onrechtmatig handelen dient door de Wederpartij rechtstreeks met de betreffende derde te worden afgehandeld.
2. Voor het geval Congress Care in verband met de uitvoering van de Overeenkomst in eigen naam en voor eigen rekening personeel, diensten of goederen van derden betrekt, vrijwaart de Wederpartij Congress Care ter zake van de voldoening van de aan de derde toekomende tegenprestatie.

Artikel 6: Betaling

1. Indien meerdere natuurlijke en/of rechtspersonen gezamenlijk opdracht geven aan Congress Care, dan is elk van hen tegenover Congress Care hoofdelijk verbonden tot nakoming van de Overeenkomst.
2. Betaling van de facturen van Congress Care dient te geschieden binnen de overeengekomen termijn(en), doch uiterlijk binnen dertig dagen na factuurdatum.
3. De in het tweede lid gegeven termijn is een fatale termijn en als deze wordt overschreden, is de Wederpartij in verzuim waarna de Wederpartij 1 % rente per maand of een gedeelte van een maand is verschuldigd over het volledige factuurbedrag tot en met de dag der algehele voldoening. Gedeelten van een maand worden in deze als een volle maand aangemerkt. De Wederpartij is tevens alle buitengerechtelijke kosten van invordering verschuldigd, die forfaitair worden vastgesteld op 10% van het opeisbare bedrag met een minimum van € 100,-.
4. Bovendien is de Wederpartij aan Congress Care verschuldigd alle proceskosten en daarmee verbonden kosten voor rechtskundige bijstand.
5. De Wederpartij is nimmer gerechtigd tot opschorting van enige betaling en evenmin tot verrekening met aan Congress Care verschuldigde bedragen. Bezwaren tegen de hoogte van een factuur schorten de betalingsverplichting niet op.
6. Door de Wederpartij gedane betalingen strekken eerst tot vermindering van alle verschuldigde kosten, vervolgens van de verschuldigde rente en dan van de opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de Wederpartij dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.
7. Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is Congress Care gerechtigd om van de Wederpartij vergoeding van de daadwerkelijk geleden schade te vorderen.

Artikel 7: Annulering

1. Gehele of gedeeltelijke annulering van de Overeenkomst door de Wederpartij dient bij aangetekend schrijven te geschieden, waarbij de Wederpartij aan Congress Care verschuldigd is 1) de annuleringskosten (lid 2 van dit artikel) en 2) door Congress Care aan derden verschuldigde kosten (lid 3 van dit artikel), een en ander onverminderd het recht van Congress Care op (aanvullende) schadevergoeding.
2. Indien de Wederpartij een Overeenkomst met Congress Care geheel of gedeeltelijk annuleert is de Wederpartij, afhankelijk van het moment van annuleren, de volgende percentages van het totaalbedrag van de Organisatievergoeding voor de geannuleerde Bijeenkomst aan Congress Care verschuldigdLanger dan 24 maanden voorafgaand aan de eerste dag van de Bijeenkomst: 10%;
   a. 24 tot 18 maanden voorafgaand aan de eerste dag van de Bijeenkomst: 20%;
   b. 18 tot 12 maanden voorafgaand aan de eerste dag van de Bijeenkomst: 35%;
   c. 12 tot 6 maanden voorafgaand aan de eerste dag van de Bijeenkomst: 50%;
   d. 6 tot 3 maanden voorafgaand aan de eerste dag van de Bijeenkomst: 60%;
   e. 3 tot 2 maanden voorafgaand aan de eerste dag van de Bijeenkomst: 70%;
   f. 2 maanden tot 1 maand voorafgaand aan de eerste dag van de Bijeenkomst: 80%;
   g. 1 maand of korter voorafgaand aan de eerste dag van de Bijeenkomst: 100%.
   De datum van ontvangst door Congress Care van de aangetekende annuleringsbrief geldt als het moment van annuleren
3. Indien de Wederpartij een Overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleert is de Wederpartij, indien door Congress Care voor de uitvoering van de Overeenkomst personeel, diensten of goederen van derden worden betrokken dan wel tijdelijk personeel in dienst is genomen - naast het verschuldigde volgend uit artikel 7.2 - gehouden de annuleringskosten c.q. schadeloosstelling of andere bedragen (zoals loon) aan Congress Care te voldoen, welke Congress Care aan betreffende derden verschuldigd zal zijn.
4. Indien de Wederpartij de datum van de Bijeenkomst verplaatst, zijn in beginsel de annuleringsvoorwaarden uit lid 2 van dit artikel van toepassing. Het verplaatsen van de Bijeenkomst vindt uitsluitend met inachtneming van artikel 4 lid 1 plaats, oftewel pas wanneer Congress Care en Wederpartij hier Schriftelijke overeenstemming over hebben bereikt.

Artikel 8: Opschorting en ontbinding

1. Zonder dat Congress Care gehouden is tot enige schadevergoeding en onverminderd haar eventuele verder toekomende rechten, zoals bijvoorbeeld bij wet bepaald, daaronder begrepen het recht op volledige schadevergoeding, is Congress Care bevoegd naar keuze om direct de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten of de Overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder rechtelijke tussenkomst direct geheel of gedeeltelijk te ontbinden door middel van een Schriftelijke mededeling aan de Wederpartij ingeval van:
   a. surseance van betaling of faillietverklaring van de Wederpartij of een aanvraag daartoe;
   b. gedeeltelijke of gehele verkoop of beëindiging van de onderneming van de Wederpartij;
   c. beslag op bedrijfsmiddelen van de Wederpartij of objecten bestemd voor de uitvoering van de Overeenkomst;
   d. enig tekortschieten van Wederpartij in de nakoming van enige verplichting uit de Overeenkomst en/of deze algemene voorwaarden waaronder begrepen de situatie waarbij Congress Care redelijkerwijs mag verwachten dat de Wederpartij zal tekortschieten in de nakoming van de enige verplichting uit de Overeenkomst en/of deze algemene voorwaarden;
   e. niet tijdige betaling door de Wederpartij zoals omschreven in deze algemene voorwaarden waaronder begrepen de situatie waarbij Congress Care redelijkerwijs mag verwachten dat de Wederpartij zal tekortschieten in de nakoming van de betalingsverplichting,
   f. fraude door de Wederpartij of een verzoek van de Wederpartij tot het meewerken aan fraude;
   g. overtreding van wetten door de Wederpartij of een verzoek van de Wederpartij tot het overtreden van wetten;
   h. bedreiging, intimidatie of anderszins ongepast en/of ongewenst gedrag door de Wederpartij jegens Congress Care of andere bij de Overeenkomst betrokken partijen, waaronder aan Congress Care.

Artikel 9. Overmacht

1. In geval van verhindering van uitvoering van de Overeenkomst ten gevolge van overmacht is Congress Care gerechtigd de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten zolang de overmacht duurt. De Wederpartij heeft in dat geval geen recht op vergoeding van de schade, kosten en/of rente.
2. Onder overmacht aan de zijde van Congress Care wordt in deze algemene voorwaarden verstaan elke van de wil van Congress Care onafhankelijke omstandigheid – ook al was deze ten tijde van tot stand komen van de Overeenkomst reeds te voorzien – die nakoming van de Overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert, alsmede, voor zover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand, ziektes, overheidsmaatregelen en andere ernstige storingen in het bedrijf van Congress Care, alsmede de onmogelijkheid van nakoming van de Overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door Congress Care ter uitvoering van de Overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken.
3. Indien de situatie van overmacht langer dan 30 dagen duurt, dan heeft Congress Care het recht om de betreffende Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden.
4. Indien Congress Care bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de Wederpartij gehouden deze factuur te voldoen. Congress Care mag in een voorkomend geval tevens de daadwerkelijk door haar gemaakte en door derden in rekening gebrachte annuleringskosten bij de Wederpartij in rekening brengen.
5. De Wederpartij zal zich in ieder geval niet op overmacht van zijn zijde kunnen beroepen in het geval (een) belangrijke spreker(s) niet verschijn(en)t, de bezoekers- of deelnemersaantallen sterk tegenvallen of vergelijkbare omstandigheden.
6. Indien door Congress Care voor de uitvoering van de Overeenkomst personeel, diensten of goederen van derden worden betrokken dan wel tijdelijk personeel in dienst is genomen - naast het verschuldigde volgend uit artikel 8.2 - gehouden de annuleringskosten c.q. schadeloosstelling of andere bedragen (zoals loon) te voldoen, welke Congress Care aan deze derden verschuldigd zal zijn.

Artikel 10: Aansprakelijkheid

1. Congress Care heeft een inspanningsverplichting om de Overeenkomst na te komen.
2. Congress Care sluit haar aansprakelijkheid uit voor alle directe en indirecte schade die ontstaat door de diensten of anderszins verbonden is aan de uitvoering van de Overeenkomst, tenzij deze schade te wijten is aan opzet of bewuste roekeloosheid bij Congress Care. Onder indirecte schade en gevolgschade wordt onder meer, maar niet uitsluitend, gederfde winst, omzetderving, vertragingsschade, vervangingsschade, gemiste besparingen, verminderde goodwill, verlies van gegevens en beschadigde gegevens verstaan.
3. Voor zover de aansprakelijkheid van Congress Care niet is uitgesloten op grond van lid 1, of lid 1, niet geldig zou zijn, is de aansprakelijkheid van Congress Care beperkt tot de vergoeding door de verzekeraar in het gegeven geval, vermeerderd met het eigen risico van Congress Care. Indien de verzekeraar om welke reden dan ook niet tot vergoeding overgaat, is de aansprakelijkheid van Congress Care beperkt tot maximaal het bedrag dat de Wederpartij op grond van de Overeenkomst aan Congress Care verschuldigd is of verschuldigd was en heeft betaald, met een maximale aansprakelijkheid van € 5.000,- per gebeurtenis. Een reeks verbonden gebeurtenissen heeft te gelden als één gebeurtenis. Het bedrag waarvoor Congress Care aansprakelijk wordt gesteld, wordt verminderd met de door de Klant verzekerde bedragen, ongeacht de dekking van de verzekeraar van Congress Care.
4. De aansprakelijkstelling van Congress Care dient Schriftelijk plaats te vinden en uiterlijk binnen 30 dagen nadat de tekortkoming aan de zijde van Congress Care of het schadeveroorzakende feit is ontdekt, dan wel redelijkerwijs ontdekt had kunnen worden. De aansprakelijkstelling dient vergezeld te gaan van een gedetailleerde omschrijving van de gronden die tot aansprakelijkstelling hebben geleid en waar mogelijk van een begroting van de geleden schade. Indien niet aan deze eisen wordt voldaan, vervalt het recht van de Wederpartij op schadevergoeding.
5. Congress Care zal de haar toevertrouwde materialen zoals apparatuur, geluids- en beelddragers, documenten en andere materialen en machines van de Wederpartij of derden als goed huisvader beheren. Congress Care sluit echter aansprakelijkheid voor verlies, diefstal dan wel beschadiging van ter beschikking gestelde materialen uit, door welke oorzaak ook ontstaan, behoudens in geval van opzet of grove schuld zijdens Congress Care. De Wederpartij dient zelf zorg te dragen voor een adequate verzekering van de betreffende materialen.
6. Congress Care is niet aansprakelijk voor schade in verband met technische mankementen of het niet deugdelijk functioneren van door derden geleverde audiovisuele apparatuur, waaronder begrepen stands, verlichting, decoraties en decorstukken.
7. De Wederpartij vrijwaart Congress Care verder voor schade:
   a. die Congress Care lijdt door het door de Wederpartij op enige wijze weigeren of verhinderen van de dienstverlening door Congress Care, en;
   b. die ontstaat door het handelen van de Wederpartij in strijd met de Overeenkomst, deze algemene voorwaarden of de instructies van Congress Care.’

Artikel 11: Uitvoering van de Overeenkomst

1. Voor het leveren van haar diensten heeft Congress Care informatie en materialen van de Wederpartij nodig. De Wederpartij is verplicht om alle informatie en materialen volledig, juist en tijdig aan te leveren. Levering van diensten of de aanvang daarvan zal slechts plaatsvinden nadat Congress Care de voor de dienstverlening vereiste informatie, materialen en gegevens van de Wederpartij heeft ontvangen. In geval van relevante wijzigingen aan de zijde van de Wederpartij of in de door Wederpartij verstrekte informatie, dient de Wederpartij Congress Care hiervan onverwijld in kennis te stellen.
2. Alle aan de Bijeenkomst gerelateerde vergunningen dienen door de Wederpartij te worden aangevraagd. Het aanvragen en/of behouden van de vergunning(en) komt voor rekening en risico van Wederpartij.
3. De Wederpartij draagt zelf zorg voor het verkrijgen van uitvoeringsrechten en voor het afdragen van daaraan verbonden en alle daarmee verband houdende kosten.

Artikel 12: Privacy

1. Alle persoonlijke informatie die Congress Care in het kader van haar dienstverlening verwerkt, zal worden behandeld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Congress Care kan persoonsgegevens verwerken voor het leveren van diensten, in welk geval zij heeft te gelden als verwerkingsverantwoordelijke. Congress Care verwerkt de persoonsgegevens conform de AVG. Voor zover de Wederpartij aan Congress Care persoonsgegevens verschaft, draagt de Wederpartij zorg voor een geldige verwerkingsgrondslag voor die verschaffing en vraagt de Wederpartij waar nodig toestemming aan betrokkenen.
3. De Wederpartij vrijwaart Congress Care voor onrechtmatige verwerkingen of andere overtredingen van de AVG, voor zover die redelijkerwijs aan de Wederpartij zijn toe te rekenen.

Artikel 13: Intellectueel eigendom

1. Congress Care behoudt zich alle rechten van intellectuele eigendom voor die haar op grond van de relevante wet- en regelgeving en/of overeenkomsten toekomen, waaronder maar niet beperkt tot auteursrecht op gegeven adviezen, stukken, afbeeldingen, ontwerpen, tekeningen en presentaties.
2. Indien de Wederpartij een referentie of recensie voor Congress Care schrijft of anderszins geeft, of voor zover (handels)namen, logo’s en/of merken van de Wederpartij op evenementfoto’s staan, verleent de Wederpartij aan Congress Care een eeuwigdurende, royaltyvrije, wereldwijde, niet-overdraagbare, niet-exclusieve en niet-sublicentieerbare licentie om de (handels)naam, het logo en eventuele merken van de Wederpartij te gebruiken voor promotie en de verwerving van (nieuwe) opdrachten.
3. De Wederpartij verleent Congress Care een niet-exclusieve (sub)licentie voor het gebruik van intellectuele eigendomsrechten van de Wederpartij, waaronder auteursrechten en handelsmerken, voor de duur van de Bijeenkomst en het organiseren daarvan voor zover het gebruik van die intellectuele eigendomsrechten noodzakelijk is voor Congress Care om te voldoen aan haar verplichtingen uit de Overeenkomst.
4. De Wederpartij draagt zorg voor het verkrijgen van de benodigde licenties, exploitatierechten of uitvoeringsrechten en voor het afdragen van de daaraan verbonden kosten en rechten aan auteursrechthebbenden of andere rechthebbenden terzake van de intellectuele eigendomsrechten.
5. Wederpartij vrijwaart Congress Care tegen aanspraken van derden terzake van inbreuk op de onder leden 2 t/m 4 omschreven intellectuele eigendomsrechten ten gevolge van door Congress Care te behoeve van de Wederpartij te verrichten diensten.

Artikel 14: Toepasselijk recht en forumkeuze

1. Op iedere Overeenkomst tussen de Wederpartij en Congress Care is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen welke tussen partijen mochten ontstaan, zullen worden beslecht door de rechtbank Oost-Brabant, locatie ’s-Hertogenbosch, zulks behoudens voor zover dwingende competentieregels aan deze keuze in de weg zouden staan.