.jpg?width=1404&height=936&name=Rijtuigenloods%20-%20LR%20(49).jpg)
Webinars & hybride congressen
Uw congres, onze zorg
Bent u van plan om een congres gericht op de gezondheidszorg op te zetten en overweegt u om het gedeeltelijk of geheel online te laten plaatsvinden? Congress Care ondersteunt u hierbij van begin tot eind. Wij hebben namelijk jarenlange ervaring met het organiseren van webinars en hybride congressen en veel kennis van alles wat hierbij komt kijken. Van logistieke organisatie tot sponsorwerving, wij ontzorgen u van A tot Z zodat uw webinar of hybride congres een succes wordt!
Wat wij voor u kunnen betekenen
Conceptontwikkeling
We beginnen het proces door samen duidelijke doelen te stellen en uw doelgroep te identificeren. We vertalen uw ideeën naar een programma, waarbij we de inhoud, beleving, en vorm (hybride of volledig online) nauwkeurig afstemmen. Daarnaast maken we gebruik van ons uitgebreide netwerk en koppelen we relevante partijen voor het succes van uw webinar of hybride congres.
Projectmanagement
Naast de volledige organisatie voor het congres op locatie bij een hybride congres, is de coördinatie van het online platform ook erg belangrijk. Bij een webinar is dit vanzelfsprekend ook een erg belangrijk onderdeel, want zonder platform, geen congres. Daarnaast verzorgen we de volledige opzet, planning en organisatie van uw programma, waarbij we het projectplan nauwlettend bewaken.
Programma en sprekers
We bieden u uitgebreid advies over de inhoud en opzet van uw programma. We nemen de leiding in programma- en sprekersbegeleiding, inclusief het opzetten en coördineren van de inschrijfprocedure voor deelnemers. Met onze expertise en breed scala aan contacten zorgen we voor een interessant en goed georganiseerd programma voor uw congres.
Projectsecretariaat
Bij Congress Care nemen we de administratieve werkzaamheden volledig uit handen. Daarnaast zijn we het centrale aanspreekpunt voor zowel deelnemers, sprekers en sponsoren.
Marketing en promotie
Wanneer het programma van uw webinar of hybride congres is afgerond, is het tijd om ervoor te zorgen dat het goed wordt bezocht. Wij stellen hiervoor een promotie- en publiciteitsplan op en voeren ook actief marketingactiviteiten uit. Denk hierbij aan begeleiding bij grafisch ontwerp, tekstredactie, advertenties en het inzetten van social media. We plaatsen uw congres op diverse congreskalenders en verspreiden nieuwsberichten voor maximale publiciteit. Daarnaast maken we gebruik van onze uitgebreide database met meer dan 100.000 contacten gesorteerd op interessegebied om uw congres te delen per e-mail. Ook zorgen we voor een professionele congreswebsite, waardoor uw congres goed vindbaar is in zoekmachines en deelnemers zich eenvoudig online kunnen aanmelden.
Logistiek
Bij een online congres heeft u diverse keuzes voor de manier waarop de presentaties van sprekers plaatsvinden. U kunt ervoor kiezen om de presentaties op locatie te filmen en te streamen, sprekers vanaf hun eigen werk- of thuislocatie te laten presenteren, of zelfs een combinatie van verschillende mogelijkheden. Ongeacht de keuze, wij zorgen voor de opname van de programma's, waardoor deze achteraf bekeken kunnen worden. Ons team neemt de organisatie en coördinatie van de audiovisuele ondersteuning, streaming en hosting volledig op zich, om een vlekkeloze en professionele presentatie van uw congres te waarborgen.
Registratie
Bij Congress Care nemen we de (online) deelnemersregistratie en deelnemersadministratie volledig op ons. We zorgen voor een vlekkeloze registratieprocedure, waarbij deelnemers eenvoudig online kunnen inschrijven. Is uw congres hybride? Dan zorgen wij er ook voor dat de deelnemerslijsten en badges op locatie klaar liggen voor aanvang van het congres.
Financieel management
Samen stellen we het budget voor uw congres op en vervolgens bewaken onze projectmanagers het budget nauwgezet. Daarnaast verzorgen wij de financiële administratie van het congres. Ook ondersteunen we u bij sponsorwerving, zodat u uw congres zelfs kostenneutraal of winstgevend kunt organiseren. Ontdek meer over wat we voor u kunnen betekenen op het gebied van sponsorwerving.
Accreditatie
Wij regelen de accreditatieaanvraag voor uw webinar of hybride congres. Ook zorgen we ervoor dat de punten worden vastgelegd in registratie- en accreditatiesystemen.
Na afloop
Wij verzorgen de coördinatie van de evaluatie voor zowel deelnemers als sprekers. Na het congres voeren wij een grondige evaluatie uit, bespreken de resultaten met u als opdrachtgever en streven ernaar inzichten te verkrijgen die bijdragen aan de verbetering van toekomstige congressen.
Focus op de inhoud en de rest aan ons overlaten? Met onze ervaring en expertise organiseren wij uw congres van begin tot eind.
