Congresorganisatie
Wij zijn uw specialist
Het organiseren van een congres in de gezondheidszorg is tijdrovend. Er komen veel zaken bij kijken nog voor het congres van start gaat, maar ook zeker tijdens de uitvoering. De ervaren projectmanagers en -medewerkers van Congress Care staan klaar om u gedurende het gehele proces te ontzorgen, zodat u zelf als gast uw congres bij kunt wonen. Vanaf de allereerste vergadering tot aan de evaluatie behoudt u de leiding, waarbij wij u ondersteunen van begin tot eind. Wij werken samen aan een krachtig programma, zoeken met u naar vooraanstaande sprekers, helpen bij sponsorwerving en voeren regelmatig overleg over de voortgang van de organisatie. Zo kunt u zich weer focussen op de inhoud en zorgen wij dat uw congres een succes wordt!
Wat wij voor u kunnen betekenen
Conceptontwikkeling
Allereerst bespreken we uw doel en doelgroep en zorgen we dat uw idee om wordt gezet naar een programma. We denken zowel na over de inhoud als over de beleving. Vervolgens zetten wij ons netwerk en brede scala aan contacten in. Wij fungeren vervolgens als centraal aanspreekpunt voor alle betrokkenen om de organisatie van uw congres in goede banen te leiden.
Projectmanagement en -planning
Wij nemen het volledige projectmanagement van u over. Denk hierbij aan de opzet, planning en uitvoering van het programma, inclusief logistieke organisatie. Dit omvat het nauwgezet opstellen en bewaken van een gedetailleerd projectplan en planning gedurende elke fase van het congres. Een essentieel onderdeel hiervan is een zorgvuldig samengesteld draaiboek, waarin elk aspect van het congres van begin tot eind wordt vastgelegd.
Marketing en promotie
Wij zorgen ervoor dat uw congres druk bezocht zal worden door een promotie- en publiciteitsplan op te stellen en uit te voeren. Denk hierbij aan begeleiding bij grafisch ontwerp, tekstredactie, advertenties en inzet van social media. Ook plaatsen wij uw congres op congreskalenders en sturen wij nieuwsberichten uit om voor publiciteit te zorgen. Daarnaast beschikken we over een uitgebreide database van relevante contacten, waarbij we uw congres onder de aandacht kunnen brengen. Verder krijgt uw congres een eigen website. Deze website laten wij professioneel ontwikkelen, zodat deze website goed vindbaar is in online zoekmachines en deelnemers zich eenvoudig kunnen aanmelden.
Programma- en abstractmanagement
Door onze jarenlange ervaring kunnen wij u van uitgebreid advies voorzien over de inhoud en opzet van het programma. We zorgen voor een soepele programma- en sprekersbegeleiding, inclusief de opzet en coördinatie van de procedure voor het indienen van abstracts.
Projectsecretariaat
Ook administratieve werkzaamheden en zaken rondom de inschrijving van deelnemers, zoals het samenstellen van de mailinglijst en het coördineren en verzenden van de promotionele mailings, nemen wij van u over. Ook zijn wij het aanspreekpunt voor uw sprekers en exposanten.
Registratie
Wij zorgen voor een vlekkeloze deelnemersadministratie voorafgaand aan het congres. Op het moment dat het congres plaatsvindt, liggen de deelnemerslijsten en badges voor u klaar op de locatie.
Financieel management
Wij regelen de financiële administratie voor u en bewaken het vooropgestelde budget. Vaak is sponsorwerving een onderdeel van de organisatie van een congres in de gezondheidszorg. Ook dit nemen we volledig voor u uit handen. Ontdek meer over wat wij doen op het gebied van sponsorwerving.
Accreditatie
Wij begrijpen dat accreditatie belangrijk is voor uw deelnemers. Daarom helpen we u ook bij de aanvraag van accreditatie en de vastlegging van studiepunten in registratie- en accreditatiesystemen.
Logistiek en accommodatie
Voor een vlekkeloos verloop van uw congres nemen wij bij Congress Care de verantwoordelijkheid voor de locatieselectie en onderhandeling. Wij regelen de zaalreservering en zorgen voor de benodigde technische voorzieningen. Daarnaast coördineren en organiseren we de catering, verzorgen we de audiovisuele ondersteuning, en nemen we de coördinatie van de aankleding van de locatie, zalen en podium op ons.
Coördinatie ter plaatse
Bij Congress Care staan we voor een goede dienstverlening en vinden wij ontzorging van onze opdrachtgevers erg belangrijk. In de aanloop naar het congres treden wij op als begeleider en adviseur. Tijdens de uitvoering van het congres vervullen wij de rol van producent en regisseur op locatie. Dit betekent dat wij zorg dragen voor een succesvol congres en dat u dan zelf als gast kunt deelnemen, zonder dat u zich bezig hoeft te houden met logistieke zaken.
Na afloop
De organisatie stopt niet wanneer het congres heeft plaatsgevonden. Wij vinden het belangrijk dat er een evaluatiemoment plaatsvindt tussen u en ons team. Daarnaast coördineren wij de evaluatie van de deelnemers en sprekers en zorgen wij voor de financiële afhandeling en rapportage. Ook sturen wij de deelnemers certificaten toe en zorgen we voor een bedankje voor de sprekers.
Focus op de inhoud en de rest aan ons overlaten? Met onze ervaring en expertise organiseren wij uw congres van begin tot eind.
