Privacyverklaring
congresscare.com is een website van Congress Care BV.
Definities
a. Privacyverklaring: deze privacyverklaring;
b. Betrokkene: iedere natuurlijke persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt door Verwerkingsverantwoordelijke;
c. Verwerkingsverantwoordelijke: Congress Care B.V., vestigingsadres: Europalaan 16 (5232 BC) te ’s-Hertogenbosch; KvK-nummer: 16085822; contactgegevens: e-mail info@congresscare.com en telefoon +31736901415;
d. Website: de website www.congresscare.com.
1. Algemeen
1.1 In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe Congress Care B.V. als verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens van betrokkenen / de volgende categorieën van betrokkenen verwerkt:
- (potentiële) deelnemers;
- klanten;
- opdrachtgevers;
- bezoekers van evenementen;
- leveranciers;
- contactpersonen bij opdrachtgevers; en
- bezoekers van de website.
1.2 Deze verklaring geldt voor persoonsgegevens die Congress Care B.V. ontvangt via de website, inschrijfformulieren, contactformulieren, e-mail, telefonische contacten, tijdens evenementen (inclusief foto-/video-opnamen) en persoonsgegevens die Congress Care B.V. ontvangt van opdrachtgevers of samenwerkingspartners (deelnemerslijsten e.d.).
2. Persoonsgegevens
2.1 Een persoonsgegeven betreft informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Congress Care B.V. kan (afhankelijk van de situatie) onder meer de volgende persoonsgegevens van Betrokkene verwerken:
- naam (voor- en achternaam);
- aanhef;
- geslacht;
- organisatie en functie;
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- woonplaats en adresgegevens;
- factuurgegevens (indien van toepassing);
- betaalgegevens of betalingsstatus (indien verwerkt);
- IP-adres en technische gegevens van apparaat en browser;
- cookiegegevens en gegevens over het gebruik van de website;
- gegevens over inschrijving en deelname aan congressen (inclusief aanwezigheid, sessiekeuze);
- accreditatiegegevens of registratie-nummers (bijv. BIG-nummer) indien vereist voor accreditatie;
- dieetwensen, toegankelijkheidswensen of andere (eventueel gezondheidsgerelateerde) informatie die u vrijwillig opgeeft voor praktische afhandeling van deelname;
- foto- en videomateriaal gemaakt tijdens evenementen waarin u herkenbaar bent;
- door sprekers aangeleverde foto’s en video’s ten behoeve van promotie, sprekersprofielen of sponsorprofielen;
- correspondentiegegevens (berichten en communicatie tussen u en Congress Care B.V.);
- gegevens over gebruik van de conrgess-app (waaronder stemgedrag op sessies en posters).
2.2 Congress Care B.V. verkrijgt persoonsgegevens op de volgende manieren:
- wanneer u deze zelf verstrekt via de Website of per e-mail (bijv. inschrijving, contactformulier, aanvraag);
- doordat u contact opneemt met Congress Care B.V. (telefonisch of per e-mail) of een offerte aanvraagt;
- doordat u een inschrijving voor een congres doet (online of on site);
- doordat u gebruik maakt van de congress-app;
- doordat gegevens worden gegenereerd bij gebruik van de Website of diensten (bijv. via cookies, Google Analytics);
- via opdrachtgevers of derde partijen (bijv. deelnemerslijsten die opdrachtgevers aan Congress Care B.V. aanleveren);
- via openbaar toegankelijke bronnen, waaronder websites van bedrijven en organisaties, ten behoeve van de werving van sponsoren voor congressen en evenementen
2.3 Indien u verplicht bent bepaalde gegevens te verstrekken (bijv. factuurgegevens voor betaling), dan informeren wij u daar expliciet over en over de gevolgen wanneer u die gegevens niet verstrekt.
3. Doeleinden en grondslagen verwerking persoonsgegevens
3.1 Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens op één of meer wettelijke grondslagen uit de AVG: (a) toestemming; (b) uitvoering van een overeenkomst; (c) wettelijke verplichting; (d) vervulling van een taak van algemeen belang (indien van toepassing); (e) gerechtvaardigd belang.
3.2 Gerechtvaardigde belangen van Congress Care B.V. (indien van toepassing) omvatten onder meer: relationeel beheer en contact met (voormalige) deelnemers, promotie van eigen congressen en evenementen, verbetering van dienstverlening en website, beveiliging en fraudepreventie, en administratieve afhandeling.
3.3 Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, op basis van de daarbij genoemde grondslagen.
- Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens voor de registratie en uitvoering van deelname aan congressen en evenementen, waaronder inschrijving, aanwezigheidsbeheer en communicatie over praktische zaken. De grondslagen voor deze verwerking zijn de uitvoering van de overeenkomst en, indien van toepassing, het gerechtvaardigd belang van Congress Care B.V.
- Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens die via het contactformulier worden verstrekt om contact op te nemen met de Betrokkene en diens bericht of verzoek te beantwoorden. De grondslag voor deze verwerking is het gerechtvaardigd belang van Congress Care B.V. en, indien van toepassing, het nemen van maatregelen op verzoek van de Betrokkene voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.
- Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens voor administratieve en financiële doeleinden, waaronder facturatie, betalingsafhandeling en navordering. De grondslagen voor deze verwerking zijn de uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens voor het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en promotionele communicatie over congressen en evenementen, waaronder het segmenteren van mailings op basis van woonplaats en regio ten behoeve van regionale symposia en evenementen. De grondslagen voor deze verwerking zijn de toestemming van de Betrokkene en, in geval van bestaande zakelijke relaties en voor zover wettelijk toegestaan, het gerechtvaardigd belang van Congress Care B.V.
- Congress Care B.V. verwerkt contactgegevens van (potentiële) sponsoren ten behoeve van de werving van sponsoring voor congressen en evenementen. De grondslag voor deze verwerking is het gerechtvaardigd belang van Congress Care B.V., bestaande uit het onderhouden en uitbreiden van zakelijke relaties met sponsoren.
- Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens voor het analyseren en verbeteren van de Website en haar functionaliteiten. De grondslagen voor deze verwerking zijn de toestemming van de Betrokkene voor zover wettelijk vereist en, in overige gevallen, het gerechtvaardigd belang van Congress Care B.V.
- Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens in het kader van de congress-app, waaronder gegevens over sessiekeuze, stemgedrag op presentaties en posters, en interactie met deelnemers. Deze verwerking vindt plaats ten behoeve van het faciliteren van interactie, evaluatie en programma-optimalisatie tijdens congressen en evenementen. De grondslagen voor deze verwerking zijn de uitvoering van de overeenkomst en het gerechtvaardigd belang van Congress Care B.V.
- Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van de beveiliging van IT-systemen, fraudepreventie en naleving van regelgeving. De grondslag voor deze verwerking is het gerechtvaardigd belang van Congress Care B.V.
- Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens in het kader van foto- en video-opnamen tijdens congressen en evenementen voor verslaglegging en promotionele doeleinden. De grondslagen voor deze verwerking zijn het gerechtvaardigd belang van Congress Care B.V. en, indien vereist, de toestemming van de Betrokkene.
- Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens voor de afhandeling van klachten, juridische procedures en het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. De grondslagen voor deze verwerking zijn het gerechtvaardigd belang van Congress Care B.V. en, voor zover van toepassing, het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Congress Care B.V. verwerkt persoonsgegevens die worden ontvangen van opdrachtgevers, waaronder deelnemerslijsten in het kader van de organisatie van congressen en evenementen. De grondslagen voor deze verwerking zijn de uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever en het gerechtvaardigd belang van Congress Care B.V. Indien persoonsgegevens niet rechtstreeks van de Betrokkene zijn verkregen, wordt de Betrokkene hierover geïnformeerd overeenkomstig artikel 14 AVG.
4. Minderjarigen
4.1 Congress Care B.V. richt zich uitsluitend op volwassenen. Indien Congress Care B.V. persoonsgegevens van een persoon jonger dan 16 jaar verwerkt op basis van toestemming, wordt voorafgaande toestemming gevraagd van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger, conform artikel 8 AVG.
5. Partijen die toegang hebben tot persoonsgegevens / verwerkers
5.1 Congress Care B.V. verstrekt persoonsgegevens alleen aan derden indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de genoemde doeleinden. Categorieën van ontvangers zijn onder meer:
- opdrachtgevers van congressen (voor deelnemerslijsten e.d.);
- sprekers van congres-sessies (voor voorbereiding en interactie);
- locaties en cateringpartners (voor uitvoerings-/logistieke doeleinden);
- leveranciers van registratie-, event- en CRM-software;
- e-mail en marketingproviders;
- IT-hosting en cloudproviders;
- betaaldienstverleners voor betalingsafhandeling;
- externe adviseurs (juridisch, fiscaal, accountants) en verwerkers die diensten voor Congress Care B.V. verrichten.
5.2 Wanneer derden optreden als verwerker voor Congress Care B.V., sluit Congress Care B.V. met hen een verwerkersovereenkomst overeenkomstig art. 28 AVG.
5.3 Indien Congress Care B.V. persoonsgegevens doorgeeft naar landen buiten de EER, gebeurt dit alleen op basis van passende waarborgen overeenkomstig de geldende privacywetgeving (bijv. adequaatheidsbesluit, modelcontractbepalingen/SCCs of bindende bedrijfsvoorschriften).
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
6.1 Congress Care B.V. maakt gebruik van verwerkers die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit betekent dat persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan landen buiten de EER.
6.2 Congress Care B.V. draagt er zorg voor dat een dergelijke doorgifte uitsluitend plaatsvindt indien een passend beschermingsniveau is gewaarborgd. Daarbij baseert Congress Care B.V. zich op één of meer van de volgende waarborgen:
- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor verwerkers in de Verenigde Staten die hierbij zijn aangesloten);
- door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractsbepalingen (Standard Contractual Clauses); of
- andere passende waarborgen als bedoeld in art. 46 AVG.
6.3 Voor meer informatie over de specifieke waarborgen die van toepassing zijn op de doorgifte van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via de contactgegevens vermeld in deze Privacyverklaring.
7. Cookies
7.1 Congress Care B.V. gebruikt cookies op de website (functie-, analyse- en marketingcookies). Cookies kunnen technisch noodzakelijk zijn voor de werking van de site; overige cookies (analytics/marketing) worden pas geplaatst na voorafgaande toestemming van de bezoeker.
7.2 Congress Care B.V. gebruikt (onder meer) Google Analytics 4 (GA4) voor website-analyse. De verzamelde gegevens (waaronder een geanonimiseerd IP-adres) worden door Google verwerkt en kunnen buiten de EER worden opgeslagen. Congress Care B.V. heeft met Google een verwerkersovereenkomst gesloten en heeft maatregelen getroffen om persoonsgegevens zoveel mogelijk te beperken en te anonimiseren.
7.3 Voor een overzicht van de gebruikte cookies en de bewaartermijnen zie onderstaande cookietabel.
| Noodzakelijke cookies | |||
|---|---|---|---|
| Cookie | Domein | Bewaartermijn | Beschrijving |
| __cf_bm | .congresscare.com | 29 minuten 53 seconden | Dit cookie wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen mensen en bots. Dit is nuttig voor de website, zodat er betrouwbare rapporten kunnen worden opgesteld over het gebruik van de website. |
| __cf_bm | .hs-banner.com | 29 minuten 53 seconden | Dit cookie wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen mensen en bots. Dit is nuttig voor de website, zodat er betrouwbare rapporten kunnen worden opgesteld over het gebruik van de website. |
| __cf_bm | .hsadspixel.net | 29 minuten 53 seconden | Dit cookie wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen mensen en bots. Dit is nuttig voor de website, zodat er betrouwbare rapporten kunnen worden opgesteld over het gebruik van de website. |
| __cf_bm | .hubspot.com | 29 minuten 54 seconden | Dit cookie wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen mensen en bots. Dit is nuttig voor de website, zodat er betrouwbare rapporten kunnen worden opgesteld over het gebruik van de website. |
| li_gc | .linkedin.com | 5 maanden 4 weken | Wordt gebruikt om de toestemming van de bezoeker voor het gebruik van cookies voor niet-essentiële doeleinden op te slaan |
| __cf_bm | .hs-analytics.net | 29 minuten 53 seconden | Dit cookie wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen mensen en bots. Dit is nuttig voor de website, zodat er betrouwbare rapporten kunnen worden opgesteld over het gebruik van de website. |
| __cf_bm | .linkedin.com | 29 minuten 54 seconden | Dit cookie wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen mensen en bots. Dit is nuttig voor de website, zodat er betrouwbare rapporten kunnen worden opgesteld over het gebruik van de website. |
| __cf_bm | .hsforms.com | 29 minuten 54 seconden | Dit cookie wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen mensen en bots. Dit is nuttig voor de website, zodat er betrouwbare rapporten kunnen worden opgesteld over het gebruik van de website. |
| Functionele cookies | |||
| Cookie | Domein | Bewaartermijn | Beschrijving |
| _cfuvid | .congresscare.com | sessie | Dit cookie wordt gebruikt om gebruikers tijdens verschillende sessies te volgen, met als doel de gebruikerservaring te optimaliseren door de consistentie van de sessies te waarborgen en gepersonaliseerde diensten aan te bieden. |
| hubspotutk | .congresscare.com | 5 maanden 4 weken | Deze cookienaam is gekoppeld aan websites die zijn gebouwd op het HubSpot-platform. HubSpot geeft aan dat deze cookie dient voor gebruikersauthenticatie. Aangezien het een permanente cookie betreft en geen sessiecookie, kan deze niet worden aangemerkt als strikt noodzakelijk. |
| Analytische cookies | |||
| Cookie | Domein | Bewaartermijn | Beschrijving |
| _ga_* | .congresscare.com | 1 year 1 month | Dit cookie wordt door Google Analytics gebruikt om de sessiestatus te bewaren. |
| _ga | .congresscare.com | 1 year 1 month | Deze cookienaam hoort bij Google Universal Analytics, een belangrijke update van de meer gangbare analysetool van Google. Deze cookie wordt gebruikt om unieke gebruikers te onderscheiden door een willekeurig gegenereerd nummer toe te wijzen als klant-ID. De cookie wordt bij elk paginaverzoek op een website meegestuurd en gebruikt om bezoekers-, sessie- en campagnegegevens te berekenen voor de analyserapporten van de website. |
| __hssc | .congresscare.com | 29 minuten 54 seconden | Deze cookienaam wordt gebruikt in verband met websites die op het HubSpot-platform zijn gebouwd. Volgens HubSpot wordt deze cookie gebruikt voor website-analyse. |
| __hssrc | .congresscare.com | sessie | Deze cookienaam wordt gebruikt in verband met websites die op het HubSpot-platform zijn gebouwd. Volgens HubSpot wordt deze cookie gebruikt voor website-analyse. |
| __hstc | .congresscare.com | 5 maanden 4 weken | Deze cookienaam wordt gebruikt in verband met websites die op het HubSpot-platform zijn gebouwd. Volgens HubSpot wordt deze cookie gebruikt voor website-analyse. |
| Tracking cookies | |||
| Cookie | Domein | Bewaartermijn | Beschrijving |
| lidc | .linkedin.com | 1 dag | Dit is een eigen cookie van Microsoft MSN die ervoor zorgt dat deze website correct functioneert. |
| bcookie | .linkedin.com | 11 maanden 4 weken | Dit is een eigen cookie van Microsoft MSN waarmee de inhoud van de website via sociale media kan worden gedeeld. |
7.4 Cookievoorkeuren aanpassen
8. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming
8.1 Congress Care B.V. maakt gebruik van marketing- en CRM-software (bijv. HubSpot) om communicatie te personaliseren en te segmenteren op basis van interactiegegevens (bijv. geopende e-mails, woonplaats, eerdere inschrijvingen, voorkeuren). Dit kan worden aangemerkt als profilering (analyse en segmentatie).
8.2 Voor zover Congress Care B.V. profielen gebruikt voor het sturen van relevante marketingberichten betreft het doorgaans géén uitsluitend automatisch bindend besluit dat rechtsgevolgen heeft of u significant raakt. Indien Congress Care B.V. in uitzonderlijke gevallen uitsluitend geautomatiseerde besluiten neemt die rechtsgevolgen hebben of u anderszins significant treffen, zal Congress Care B.V. dat expliciet vermelden en de relevante informatie (logica, gevolgen en bezwaarrecht) verstrekken.
8.3 Als u bezwaar wilt maken tegen profilering voor direct marketing, kunt u contact opnemen via info@congresscare.com of onderaan elke commerciële e-mail de afmeldlink gebruiken.
9. Foto’s en video’s tijdens congressen
9.1 Tijdens congressen en evenementen kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor verslaglegging en promotionele doeleinden (website, social media, nieuwsbrieven en drukwerk). Dit materiaal kan zowel door Congress Care B.V. als door de opdrachtgever van het congres worden gebruikt.
9.2 Voor algemeen sfeerbeeldgebruik baseert Congress Care B.V. zich in principe op een gerechtvaardigd belang (verslaglegging en promotie). Voor gericht gebruik van herkenbare portretten of wanneer dat meer ingrijpend is, vraagt Congress Care B.V. — waar praktisch en redelijk — vooraf uw toestemming.
9.3 Indien u niet op beeld vastgelegd wilt worden of bezwaar heeft tegen publicatie van bepaalde opnamen, kunt u dat ter plaatse aangeven bij de registratiebalie of via info@congresscare.com. Congress Care B.V. zal binnen redelijke grenzen rekening houden met uw verzoek.
10. Rechten van betrokkenen
10.1 U hebt recht op inzage in de persoonsgegevens die Congress Care B.V. over u verwerkt en op rectificatie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens.
10.2 U kunt verzoeken om beperking van de verwerking of verwijdering van uw persoonsgegevens (voor zover de wet dat toelaat). U hebt het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens (dataportabiliteit) wanneer de verwerking op basis van toestemming of uitvoering van overeenkomst plaatsvindt en geautomatiseerd is.
10.3 Indien u toestemming heeft gegeven, kunt u deze op elk moment intrekken zonder dat de verwerking vóór intrekking onrechtmatig wordt gemaakt.
10.4 U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden of op basis van gerechtvaardigd belang.
10.5 Wilt u één van deze rechten uitoefenen, stuur dan uw verzoek naar info@congresscare.com of per post naar postbus 440, 5201 AK ’s-Hertogenbosch.
10.6 Congress Care B.V. reageert op verzoeken in overeenstemming met de AVG uiterlijk binnen vier weken; bij complexiteit kan deze termijn eenmaal met twee maanden worden verlengd (zoals de wet toestaat), in welk geval Congress Care B.V. u daarvan op de hoogte stelt.
10.7 Voor het stopzetten van nieuwsbrieven en commerciële e-mails kunt u zich ook eenvoudig afmelden via de afmeldlink in de betreffende e-mail of door een e-mail te sturen naar info@congresscare.com.
10.8 U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Beveiliging
11.1 Congress Care B.V. neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
11.2 Deze maatregelen omvatten onder meer het gebruik van beveiligde verbindingen (zoals SSL) voor de overdracht van gegevens, alsmede andere passende beveiligingsmaatregelen die aansluiten bij de aard van de verwerkte persoonsgegevens en de daaraan verbonden risico’s.
12. Bewaartermijnen
12.1 Congress Care B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelstellingen waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
12.2 Congress Care B.V. hanteert de volgende bewaartermijnen:
- contactaanvragen / contactformulier: 2 jaar na laatste contact;
- congresinschrijvingen en deelnemersadministratie: 1 jaar na afloop van het evenement;
- financiële / factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht);
- marketingdatabase (e-mailadressen): totdat u zich afmeldt + administratieve bewaartermijn van 2 jaar na afmelding;
- website- en analyticsgegevens: 14 maanden, conform instellingen Google Analytics;
- foto-/videomateriaal: onbepaalde duur met opt-out mogelijkheid
13. Wijzigingen in deze privacyverklaring
13.1 Congress Care B.V. behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de Website. Congress Care B.V. adviseert u om deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. De datum van de laatste wijziging wordt onderaan deze verklaring vermeld.
13.2 Als u de Website en/of diensten blijft gebruiken nadat wijzigingen van kracht zijn geworden, wordt dit beschouwd als acceptatie van de gewijzigde Privacyverklaring.
13.3 Indien wijziging van de Privacyverklaring een nieuwe verwerkingsgrondslag introduceert, wordt u hierover actief geïnformeerd en waar nodig opnieuw om toestemming gevraagd.
13.4 Deze Privacyverklaring is voor het laatst geactualiseerd op: 10-06-2026
14. Contact
14.1 Voor vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
Congress Care B.V.
Postadres
Postbus 440
5201 AK ’s-Hertogenbosch
Telefoon: +31736901415
E-mail: info@congresscare.com
Website: www.congresscare.com
Inschrijvingsnummer handelsregister Kamer van Koophandel: 16085822