Sponsorwerving & expositiemanagement
Uw partner in succesvolle congresorganisatie
Het organiseren van een congres kan in de kosten lopen, maar eigenlijk hoeft een congres u helemaal niets te kosten. Wist u namelijk dat uw congres kostenneutraal of zelfs winstgevend gerealiseerd kan worden? U maakt uw congres winstgevend door te investeren in sponsorwerving en juist expositiemanagement. Wij kennen de wegen en kunnen u hierbij ondersteunen.
Budgetneutraal organiseren
Naast inschrijvingen van deelnemers, vormen sponsoren een belangrijke vorm van inkomsten. Sponsoren bieden deelnemers de gelegenheid om geïnformeerd te worden over de nieuwste ontwikkelingen binnen de gezondheidszorg.
Om volwaardige sponsorwerving uit te voeren, is het van belang om goede contacten te hebben en te weten wie benaderd kan worden. Doordat wij al jarenlang congressen organiseren, kennen wij de markt erg goed. We weten welke firma’s bij welke doelgroepen aansluiten en welke nieuwe firma’s en producten er op de markt zijn. Daarnaast adviseren wij sponsoren zelf ook bij het inrichten van hun stand, waardoor Congress Care een waardevolle partner is voor zowel de opdrachtgever als de sponsor.
Wat wij voor u kunnen betekenen
Samen kijken we kritisch naar de begroting en bepalen we wat er aan sponsorinkomsten nodig is om de begroting sluitend te krijgen. Wij beschikken over een grote database die onderverdeeld is in aandachtsgebieden, waardoor er altijd een lijst met relevante sponsoren voor u beschikbaar is om te werven. Wij kunnen u hierin volledig ontzorgen. Wanneer een sponsor heeft toegezegd, regelen wij ook de financiële- en organisatorische afhandeling. Denk bijvoorbeeld aan informatievoorziening voor exposanten. Er wordt gekeken naar voorkeur voor een stand en standplek, informatie over laden en lossen en het aanleveren van een plattegrond.
Uw congres is onze zorg
Kort gezegd ontzorgen we u met het volgende:
- Analyse & advies opbrengsten, prijsstelling en faciliteiten
- Opstellen sponsorplan, rekening houdend met geldende wet- en regelgeving, zoals van CGR, Mdeon, EthicalMedTech en EFPIA
- Samenstelling sponsorprospectus
- Ontwerp expositieplattegrond
- Werving door actieve persoonlijke benadering
- Uitnodigen potentiële exposanten
- Verkoop en indeling stands
- Samenstellen technische informatie betreffende standbouw, inrichting etc.
- Communicatie en coördinatie met exposanten
- Technische uitvoering en coördinatie ter plekke (op- en afbouw stands)
- Coördinatie gesponsorde onderdelen
- Afhandeling zakelijke aspecten, contracten en facturering
.jpg)
Focus op de inhoud en de rest aan ons overlaten? Met onze ervaring en expertise organiseren wij uw congres van A tot Z.
