De checklist
Capaciteit en indeling van de congres locatie
Zorg ervoor dat de locatie voldoende capaciteit heeft voor het aantal verwachte deelnemers. Denk ook aan de zaalindeling; als je meerdere sessies tegelijkertijd hebt, moeten deze goed verdeeld worden met voldoende geluidsisolatie, zodat je congres organisatie soepel kan verlopen.
De omgeving van de congres locatie
Wil je een locatie in een drukke stad, of juist een rustige plek voor een meer ontspannen sfeer? De omgeving moet niet alleen passen bij de uitstraling van je congres, maar ook praktisch zijn en goed bereikbaar voor de gasten, wat essentieel is voor een succesvolle congres organisatie.
Bereikbaarheid voor de deelnemers
Kies een locatie die goed bereikbaar is via openbaar vervoer en voldoende parkeergelegenheid biedt. Denk hierbij aan de voorkeuren van je deelnemers, bijvoorbeeld de mogelijkheid om met de trein, auto of vliegtuig te reizen. Dit is een cruciaal punt voor een efficiënte congres organisatie.
Technische faciliteiten van de congres organisatie
Zorg ervoor dat de locatie beschikt over moderne technische faciliteiten zoals projectoren, microfoons en snelle wifi. Het is ook belangrijk om ervaren technici ter plaatse te hebben die snel kunnen reageren op technische problemen. Een locatie met de juiste technische voorzieningen maakt je congres organisatie veel eenvoudiger.
Personeel en contactpersoon
Een vaste contactpersoon die je gedurende het gehele proces ondersteunt, maakt het organiseren van je congres een stuk makkelijker. Goed personeel kan de uitvoering van het medisch congres aanzienlijk soepeler laten verlopen.
Catering op een congres locatie
Vraag altijd naar de cateringopties. Biedt de locatie voldoende keuze voor verschillende dieetwensen, zoals vegetarisch of glutenvrij? Zorg ervoor dat de catering niet alleen van goede kwaliteit is, maar ook bijdraagt aan de sfeer van je congres en het algehele succes van je congres organisatie.
Overnachting van deelnemers tijdens een medisch congres
Als je congres meerdere dagen duurt of gasten van ver komen, is het essentieel dat er overnachtingsmogelijkheden zijn. Veel locaties hebben samenwerkingen met hotels, wat het voor je deelnemers makkelijker maakt om te overnachten.
Imago en originaliteit van je medisch congres
De locatie moet het imago van je congres en organisatie weerspiegelen. Zorg ervoor dat de uitstraling van de locatie past bij de boodschap die je wilt overbrengen. Wil je een zakelijke uitstraling? Kies dan voor een moderne locatie. Betrek je duurzaamheid in je congres? Kijk dan of de locatie hier ook aandacht aan besteedt. Een locatie die het juiste imago ondersteunt, versterkt de algehele impact van je congres organisatie.
