24–32 uur | ’s-Hertogenbosch
Ben jij nauwkeurig, gestructureerd en krijg je energie van een afwisselende functie? Heb je ervaring met financiële en administratieve werkzaamheden en vind je het leuk om collega's te ondersteunen binnen een dynamische organisatie? Dan maken wij graag kennis met jou!
In deze rol ben je een belangrijke schakel binnen Congress Care. Je ondersteunt collega's bij uiteenlopende administratieve, financiële en organisatorische werkzaamheden en zorgt ervoor dat onze congressen, verenigingen en secretariaten ook achter de schermen soepel verlopen.
Geen dag is hetzelfde: de ene dag verwerk je facturen en betalingen, de andere dag ondersteun je bij diverse werkzaamheden voor onze samenwerkingen met verenigingen of regel je praktische zaken op kantoor.
Wie zijn wij?
Congress Care, gevestigd in ’s-Hertogenbosch, is een toonaangevend congresbureau dat sinds 1997 gespecialiseerd is in het organiseren van fysieke en online, nationale en internationale bijeenkomsten in de gezondheidszorg.
Met een enthousiast team van 22 collega's organiseren wij congressen en symposia voor wetenschappelijke verenigingen, medische en farmaceutische bedrijven, medisch specialisten, tandartsen, paramedici en verpleegkundigen. Jaarlijks organiseren we circa 80 symposia en congressen, variërend van 1 tot 5 dagen en van 50 tot 3.000 deelnemers. Zo zijn we dit en volgend jaar onder andere actief in Madrid, Brussel, Boekarest, Amsterdam, Utrecht en ’s-Hertogenbosch.
Wat ga je doen?
Je ondersteunt onze organisatie op financieel, administratief en organisatorisch gebied.
Financiële administratie
- Verwerken van crediteuren- en debiteurenfacturen.
- Ondersteunen bij debiteurenbeheer.
- Verwerken van sponsorfacturen en sponsoradministratie.
- Uitvoeren van betalingen (en terugbetalingen van registraties via de bank).
- Verwerken van declaraties.
Afhankelijk van jouw kennis en ervaring kan het financiële takenpakket worden uitgebreid met onder andere de voorbereiding van jaarrekeningen, btw-aangiften, financiële rapportages en de financiële afwikkeling van congressen.
Secretariaat en verenigingsondersteuning
- Beheren van mailboxen van wetenschappelijke verenigingen en congressen.
- Ondersteunen bij ledenadministratie.
- Onderhouden van websites van verenigingen.
- Bieden van algemene administratieve en organisatorische ondersteuning
Office management
- Bestellen en beheren van kantoorartikelen en congresmaterialen.
- Coördineren van bloemen, kaarten, kerstpakketten en andere attenties.
- Contact onderhouden met leveranciers en gebouwbeheer.
- Signaleren en proactief oppakken van facilitaire en praktische zaken.
Management- en projectondersteuning
- Voorbereiden van werkoverleggen, inclusief agendabeheer en het bewaken van actiepunten.
- Boeken van reizen en accommodaties.
- Ondersteunen bij planningen en ervoor zorgen dat werkzaamheden tijdig worden uitgevoerd.
- Meedenken over hoe we processen slimmer en efficiënter kunnen uitvoeren.
Wie zoeken wij?
Wij zoeken iemand die:
- Een relevante afgeronde opleiding heeft, bij voorkeur in een administratieve, financiële of bedrijfskundige richting.
- Nauwkeurig, betrouwbaar en gestructureerd werkt.
- Zelfstandig werkzaamheden oppakt en overzicht weet te houden.
- Energie krijgt van een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is.
- Graag werkt in een klein en betrokken team.
- Affiniteit heeft met financiële administratie en administratieve processen.
- Goed overweg kan met Microsoft Office, waaronder Word en Excel.
- Zich schriftelijk en mondeling goed kan uitdrukken in het Nederlands en bij voorkeur ook in het Engels.
- Leergierig is en nieuwe systemen snel eigen maakt.
Pre's (geen vereiste):
- Ervaring met financiële administratie, boekhouding of debiteurenbeheer.
- Ervaring met financiële softwarepakketten.
- Ervaring binnen een zakelijke/secretariële dienstverlening, vereniging of evenementenorganisatie.
- Ervaring met Excel, rapportages of financiële analyses.
- Ervaring met EventsAir of vergelijkbare event management systemen.
Je hoeft niet alles al tot in detail te beheersen. We vinden het vooral belangrijk dat je nauwkeurig werkt, initiatief toont en het leuk vindt om een ondersteunende rol te vervullen binnen onze organisatie.
Wat bieden wij?
Wij bieden jou:
• Een leuk team met een fijne, informele werksfeer.
• Een afwisselende functie binnen een dynamische congresorganisatie.
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
• De mogelijkheid om mee te werken aan nationale en internationale congressen.
• Een dienstverband van 24 tot 32 uur per week, op kantoor in ’s-Hertogenbosch, gecombineerd met thuiswerkdagen.
• 28 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek.
• Een salaris tussen 2800 EUR – 3500 EUR bruto per maand (o.b.v. 40-uur), afhankelijk van kennis, ervaring en verantwoordelijkheden. Heb je een sterke financiële achtergrond, en kun je een uitgebreider financieel takenpakket oppakken? Dan bespreken we graag de mogelijkheden binnen deze functie en een passend arbeidsvoorwaardenpakket.
• Een bonusregeling.
• Een budget voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen.
• Een goede pensioenregeling waaraan Congress Care bijdraagt.
• De mogelijkheid om dichtbij kantoor te sporten, waarbij wij 50% van je abonnement vergoeden.
• Telefoon-, thuiswerk- en reiskostenvergoeding.
Interesse?
Ben jij enthousiast geworden en zie jij jezelf als onze nieuwe Officemanager & Financiële administratie? Stuur dan voor 28 augustus een e-mail naar info@congresscare.com voor meer informatie of om te solliciteren.
-1.jpeg?width=1000&height=600&name=WhatsApp%20Image%202026-03-18%20at%2010.23.03%20(5)-1.jpeg)
