Terugblik: 5 jaar aan het roer van Congress Care

Vijf jaar geleden kwamen Pepijn Klerkx en Roderick Mulder als eigenaren aan boord  bij Congress Care, de PCO die al bijna drie decennia congressen organiseert binnen de gezondheidszorg. Sindsdien hebben ze het bedrijf niet alleen door een onzekere coronaperiode geloodst, maar ook verder ontwikkeld, laten groeien en hun eigen stempel gedrukt op processen, bedrijfscultuur en projecten.

In dit interview blikken ze terug op de hoogtepunten en uitdagingen van hun eerste vijf jaar.

Vijf Jaar

Wat was jullie eerste gezamenlijke beslissing als eigenaren?
Roderick moet even graven. De beslissingen die we direct in het eerste jaar moesten nemen rondom corona hadden veel impact. Ook werden in de beginperiode, nog samen met Rob Zikkenheimer en Jacqueline van der Meer, direct een aantal praktische zaken aangepakt. Zo werd er razendsnel een nieuw facturatiesysteem ingevoerd. Pepijn herinnert zich vooral een moment waarop ze bewust besloten om proactief afscheid te nemen van een opdrachtgever. De samenwerking liep volgens hem niet optimaal en leverde voor beide kanten weinig plezier meer op. “Dat was nieuw voor mij binnen Congress Care,” vertelt hij.

Wat heeft jullie het meest verrast in het ondernemerschap?
Voor Pepijn zit de verrassing vooral in de veelzijdigheid van het ondernemerschap. Hij merkt dat je in een organisatie van deze omvang voortdurend verschillende rollen vervult. “Op een dag kan ik zowel huismeester, salesmanager, IT-professional, designer, brandjesblusser als projectmanager zijn,” zegt hij lachend. Die afwisseling maakt het werk soms hectisch, maar juist ook leuk. Tegelijkertijd, vult hij aan, moet je jezelf er steeds aan herinneren dat je niet alleen ín het bedrijf werkt, maar ook áán het bedrijf. “De congreskalender moet ook in 2029 gevuld zijn”. 

Roderick herkent dat beeld en voegt eraan toe dat ondernemerschap vaak complexer blijkt dan je vooraf denkt. “Je denkt dat je weet wat het betekent,” legt hij uit, “maar het is uiteindelijk uitgebreider, lastiger en impactvoller dan je je van tevoren voorstelt”. Binnen Congress Care betekent dat volgens hem voortdurend schakelen tussen strategie, tactiek en operatie.


Wat was de grootste uitdaging die jullie samen hebben overwonnen?
Volgens Roderick ligt die uitdaging vooral in de timing van hun start als ondernemers. “Wij begonnen op 1 januari 2021,” vertelt hij. “En dat was natuurlijk midden in de coronaperiode”. Dat bracht veel onzekerheid met zich mee, zeker in een branche waarin fysieke bijeenkomsten centraal staan. Toch moesten ze een manier vinden om de markt te blijven bedienen en hun mensen betrokken te houden. Online congressen organiseren bleek een andere tak van sport.

Pepijn kijkt vooral naar uitdagingen op projectniveau. In de afgelopen jaren waren er volgens hem meerdere spannende situaties, bijvoorbeeld bij projecten waarbij Congress Care financieel mede risicodragend was of wanneer internationale betalingen voor onzekerheid zorgden. Dat zijn van die momenten waarop je later naar elkaar kijkt en zegt: we hebben weer veel geleerd.

Welke keuze van de afgelopen vijf jaar heeft de meeste impact gehad?
Pepijn denkt hierbij vooral aan beslissingen rondom personeel. Als ondernemer blijf je volgens hem betrokken bij mensen als individu, maar moet je soms ook keuzes maken die zakelijk noodzakelijk zijn. Dat kan intern bij jezelf best wringen, dat zijn wel dingen die je mee naar huis neemt. Roderick denkt eerder aan de bredere ambitie die ze samen hebben uitgesproken om te groeien, zowel in projecten als in personeel. Tegelijkertijd realiseert hij zich dat je het niet altijd voor iedereen perfect kunt doen, hoe graag je dat ook zou willen.

Over samenwerking

Wat maakt jullie als duo sterk?
Pepijn ziet hun kracht vooral in de manier waarop ze elkaar aanvullen. Hij omschrijft Roderick als iemand die sterk is in structuur, processen en interne organisatie. “Waar ik soms vanuit enthousiasme snel keuzes kan maken,” zegt hij, “trapt Roderick op de rem en analyseert hij eerst de kosten, baten en risico’s”. Tegelijkertijd waardeert hij dat Roderick hem ruimte geeft wanneer hij kansen ziet. Roderick benadrukt vooral het onderlinge vertrouwen. “Zaken die Pepijn heeft, heb ik minder, en andersom,” zegt hij. “Maar we kijken wel kritisch naar elkaars werk”. Soms wil de één sneller dan de ander, maar vaak wisselt dat elkaar juist af. Het is fijn dat we rustig kunnen kijken, even kunnen uitzoomen en daarna weer inzoomen.

Hoe nemen jullie belangrijke beslissingen?
De manier van beslissen in de loop der jaren gegroeid. Waar ze in het begin soms sneller knopen doorhakten, nemen ze tegenwoordig vaker de tijd om scenario’s uit te werken en met elkaar te sparren. Tegelijkertijd merk je elkaar steeds meer vertrouwd en ook beslissingen los durft te laten.

Wat hebben jullie in vijf jaar van elkaar geleerd?
Roderick noemt direct: loslaten. “Dat kan Pepijn een stuk beter dan ik,” zegt hij eerlijk. In het verleden stond hij bekend als iemand die graag controle hield, maar daarin heeft hij volgens eigen zeggen grote stappen gezet. Pepijn vertelt dat hij van Roderick vooral heeft geleerd om beslissingen beter te onderbouwen met cijfers en analyses. Dat helpt volgens hem zowel bij dagelijkse keuzes als bij grotere investeringen.

Wie bewaakt de rust en wie daagt uit?
Dat verschilt. Soms analyseert Roderick een situatie uitgebreid, rekent hij zaken door en brengt hij het onderwerp opnieuw ter sprake in een MT-overleg. Tegelijkertijd kan hij Pepijn ook afremmen wanneer diens enthousiasme met hem op de loop gaat. Pepijn laat zich nogal eens meeslepen door enorme kansen en geweldige projecten. Roderick merkt op dat hun rollen enigszins verschillen: hij richt zich vaker op interne zaken, terwijl Pepijn meer met externe kansen en projecten bezig is.

Over Congress Care

Wat betekent 29 jaar Congress Care voor jullie persoonlijk?
Voor Pepijn voelt Congress Care bijna als een levensfase op zich. Hij werkt inmiddels zo’n zeventien en een half jaar bij het bedrijf, in verschillende rollen. De congreswereld is daardoor volgens hem echt onderdeel van zijn leven geworden. De energie die het geeft als een project uiteindelijk tot uitvoering komt, dat blijft elke keer bijzonder. Roderick kijkt met veel respect naar de geschiedenis van het bedrijf. Hij noemt het een enorme eer dat Rob en Jacqueline hem en Pepijn vijf jaar geleden het vertrouwen hebben gegeven om het avontuur voort te zetten. 29 jaar een bedrijf opbouwen tot wat het nu is, dat is iets om trots op te zijn.

Hoe hebben jullie het bedrijf in vijf jaar verder ontwikkeld?
Er heeft veel interne ontwikkeling plaatgevonden. Processen zijn verbeterd, werkafspraken duidelijker geworden en er zijn nieuwe softwaresystemen ingevoerd. Daar merken collega’s en projecten daar dagelijks de voordelen van. Daarnaast is er bewust geïnvesteerd in de bedrijfscultuur.

Wat typeert Congress Care anno nu?
Volgens beide draagt iedereen op zijn eigen manier bij aan de kwaliteit van het bedrijf. Congress Care is een spontane, professionele en betrokken club van congresorganisatoren. We zien ons zelf als betrouwbaar, innovatief en persoonlijk betrokken. Wat hen vooral opvalt, is de energie die mensen in hun werk steken en de opgebouwde langetermijn relaties met opdrachtgevers en partners.

Vooruitkijken richting 30 jaar

Wat is jullie ambitie voor het  jubileum?
Het wordt een bijzonder jaar waarin aandacht is voor medewerkers, projecten en opdrachtgevers. Daarnaast willen we graag als bedrijf iets terug te doen voor de maatschappij, bijvoorbeeld binnen de gezondheidszorg. Het jubileum moet volgens hem vooral een moment zijn om iedereen te bedanken die Congress Care mogelijk maakt. Iedereen die onderdeel is van het verhaal.

Waar willen jullie dat Congress Care over vijf jaar staat?
Het bedrijf hoeft niet per se veel groter te zijn dan nu. Groei kan mooi zijn, maar kwaliteit en plezier zijn belangrijker. We hopen vooral dat nieuwe opdrachtgevers langdurige samenwerkingen worden en dat het bedrijf blijft groeien door positieve mond-tot-mondreclame.

 'Organische groei, in de breedste zin van het woord' 

Wat mogen we absoluut niet missen bij 30 jaar Congress Care?
“Poe… effe denken nog,” zeggen ze. Wat het precies wordt, laten ze voorlopig nog even in het midden, maar dat het jubileum gevierd gaat worden, daar zijn ze het roerend over eens!