[VACATURE GESLOTEN] VACATURE PROJECT ASSISTENT (40 uur) – CONGRESS CARE

[deze vacature is gesloten]

 

Op dit moment heeft Congress Care een vacature (40 uur) voor een full time PROJECT ASSISTENT.
In deze functie verzorg je samen met enkele collega’s de administratieve afhandeling van congresregistraties en ondersteun je waar nodig de Project Managers, zowel op kantoor als ter plaatse tijdens een congres.

WIE ZIJN WIJ?
Congress Care, gevestigd in ’s-Hertogenbosch, is hét toonaangevende congresbureau dat sinds 1997 specialist is in het organiseren van (internationale) medisch wetenschappelijke bijeenkomsten. Met een enthousiast team organiseren wij congressen en symposia voor wetenschappelijke verenigingen, medisch- en farmaceutische bedrijven en medisch specialisten. Congress Care organiseert ca. 50 symposia en congressen per jaar, van 1 tot 3 dagen en van 50 tot 3000 deelnemers.

FUNCTIEOMSCHRIJVING / WERKZAAMHEDEN 

Congresadministratie / algemene werkzaamheden:

  • Verwerken inschrijvingen voor congressen en inschrijvingen (congresdeelname, reservering extra activiteiten, hotelkamer, etc.).
  • Versturen inschrijfbevestigingen, versturen facturen en verwerking en controle van congresbetalingen.
  • Contact met congresdeelnemers (telefoon, e-mail).
  • Beantwoorden van de telefoon.
  • Administratieve ondersteuning rond accreditatieaanvragen (bijv. aanvragen accreditatie, toekenning accreditatiepunten voor deelnemers na afloop congres).
  • Verwerken van inkomende en uitgaande post.

Communicatie:

In samenwerking met de projectmanager, houd je je bezig met:

  • Het onderhouden van contacten met sprekers, commissie, genodigden en locaties.
  • Het opzetten, voorzien van informatie en up-to-date houden van onze congreswebsites.
  • De verzorging en controle van de overige communicatiematerialen van het congres (bijv. aankondigingen, programmaboeken en digitale nieuwsbrieven)
  • Het bijhouden van de verschillende adresdatabases.
  • Het opzetten van Congress Apps.
  • Het opzetten en bijhouden van de verschillende communicatiekanalen op Social Media.

Kort voorafgaand en tijdens een congres:

  • Afdrukken en evt. opsturen van naambadges.
  • Afdrukken van overige congresdocumenten, bewegwijzering en overzichten.
  • Ontvangen van de congresdeelnemers, sprekers, exposanten en overige deelnemers.
  • Bezetting van de congresbalie en aansturen van evt. hostessen.
  • Verzorgen inschrijving nieuwe congresdeelnemers.

WIE ZOEKEN WIJ?

Voor de functie van Project Assistent bij Congress Care:

  • Heb je minimaal MBO diploma (niveau-4) van een relevante opleiding (bijv. MHS of MTRO).
  • Kun je zeer nauwkeurig en vlot werken.
  • Kun je goed samenwerken met je collega’s.
  • Ben je klantvriendelijk.
  • Ben je flexibel.
  • Ben je stressbestendig.
  • Heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
  • Ben je iemand die zich prettig voelt, en die past in een jong team.
  • Kun je zowel schriftelijk als mondeling goed uitdrukken in zowel Nederlands als Engels.
  • Kun je goed werken met MS Word, MS Excel, MS PowerPoint.
  • Ben je thuis in Social Media.
  • Heb je ervaring in het werken met software voor het beheren van websites (bijv. WordPress), het maken van digitale nieuwsbrieven.
  • Vind je het leuk en ben je bereid om enkele malen per jaar, één of meerdere dagen mee te gaan naar onze congressen (zowel in Nederland, België als de rest van Europa).

WAT BIEDEN WIJ?

  • Een baan, waarin we je een grote mate van zelfstandigheid en afwisseling bieden.
  • Een aanstelling voor 40 uur per week, op kantoor in ’s-Hertogenbosch.
  • Een marktconform salaris (afhankelijk van opleiding en werkervaring).
  • Een pensioenregeling.

SOLLICITEREN?

Hebben we je interesse gewekt voor deze functie, dan nodigen we je van harte uit te solliciteren! Dit kun je doen door je motivatiebrief en CV (max. 2 pagina’s) voorzien van foto te sturen naar: Pepijn Klerkx (p.klerkx@congresscare.com) . De vacature sluit op 2 november 2018.

Mocht je nog vragen hebben, of meer informatie over de vacature willen ontvangen, dan kun je contact opnemen met Pepijn Klerkx of Jacqueline van der Meer op telefoonnummer: 073-6901415.

© Copyright 2018 - Congress Care - Website door Newstaed