Congresorganisatie
Iedereen die ooit een evenement heeft georganiseerd, weet dat dit heel veel tijd kost. En dat is onnodig. Congress Care ondersteunt u graag in het hele proces. Van de allereerste vergadering tot en met de evaluatie. Natuurlijk blijft u zelf aan het roer. Wij gebruiken uw kennis, werken samen aan een zo sterk mogelijk programma, zoeken met u naar de beste sprekers en overleggen regelmatig over de voortgang van de organisatie. Maar het tijdrovende werk nemen wij u graag uit handen!
Haal meer rendement uit uw bijeenkomst
Wij begrijpen precies wat u bedoelt en maken van uw bijeenkomst een succes.
Dit doen wij:
Conceptontwikkeling
- Doel- en doelgroepbepaling
- Van idee naar programma-invulling
- Afstemming inhoud en beleving
- Inzet netwerk en koppeling partijen
Projectmanagement
- Opzet, planning en complete organisatie programma
- Opstellen en bewaken projectplan
- Samenstellen draaiboek
Projectsecretariaat
- Administratieve werkzaamheden
- Voorbereiden, opmaken en distribueren notulen
- Aanspreekpunt voor deelnemers en sprekers
- Samenstellen lijst genodigden
- Coördinatie en verzending uitnodigingen
- Meeting secretariaat
Financieel management
- Opstellen en bewaken budget
- Financieel management
- Financiële administratie
Accreditatie
- Aanvraag accreditatie
- Vastlegging studiepunten in registratie- en accreditatiesystemen
Marketing en promotie
- Opstellen promotie- en publiciteitsplan
- Begeleiding grafisch ontwerp, tekstredactie en e-communicatie zoals, e-uitnodigingen, advertenties, programma en abstract publicatie
- Ontwerp, invulling en beheer interactieve website
- Optimale inzet social media
- Verzorgen publiciteit (nieuwsberichten, congreskalenders)
- Perscontacten
Programma en sprekers
- Advies inhoud en opzet programma
- Advies mogelijke sprekers en dagvoorzitters
- Uitnodigen sprekers
- Programma- en sprekersbegeleiding
- Opzet en coördinatie inschrijfprocedure indienen abstracts
- (Online) verzamelen, beoordelen en verwerken abstracts
Logistiek en accommodatie
- Locatie selectie en onderhandeling
- Zaalreservering en technische voorzieningen
- Organisatie en coördinatie catering
- Organisatie en coördinatie audiovisuele ondersteuning
- Coördinatie van aankleding van de locatie, zalen en podium
Registratie
- Deelnemersregistratie
- Deelnemersadministratie
- Produceren en leveren badges en deelnemerslijsten
Coördinatie ter plaatse
- Overall logistieke organisatie
- Coördinatie en regievoering draaiboek
- Opstellen zaal- en tijdsindeling
- Ontvangst en registratie deelnemers, sprekers, exposanten en andere gasten
Nazorg
- Coördinatie opzet en uitwerking evaluatie deelnemers, sprekers
- Bijwerken deelnemersbestand
- Evaluatie met opdrachtgever(s)