Congresorganisatie

Iedereen die ooit een evenement heeft georganiseerd, weet dat dit heel veel tijd kost. En dat is onnodig. Congress Care ondersteunt u graag in het hele proces. Van de allereerste vergadering tot en met de evaluatie. Natuurlijk blijft u zelf aan het roer. Wij gebruiken uw kennis, werken samen aan een zo sterk mogelijk programma, zoeken met u naar de beste sprekers en overleggen regelmatig over de voortgang van de organisatie. Maar het tijdrovende werk, realiseren wij.

Haal meer rendement uit uw bijeenkomst

Wij begrijpen precies wat u bedoelt en maken van uw bijeenkomst een succes.

Dit doen wij:

Conceptontwikkeling

  • Doel- en doelgroepbepaling
  • Van idee naar programma-invulling
  • Afstemming inhoud en beleving
  • Inzet netwerk en koppeling partijen

Projectmanagement

  • Opzet, planning en complete organisatie programma
  • Opstellen en bewaken projectplan
  • Samenstellen draaiboek

Projectsecretariaat

  • Administratieve werkzaamheden
  • Voorbereiden, opmaken en distribueren notulen
  • Aanspreekpunt voor deelnemers en sprekers
  • Samenstellen lijst genodigden
  • Coördinatie en verzending uitnodigingen
  • Verenigingssecretariaat

Financieel management

  • Opstellen en bewaken budget
  • Financieel management
  • Financiële administratie

Accreditatie

  • Aanvraag accreditatie
  • Vastlegging studiepunten in registratie- en accreditatiesystemen

Marketing en promotie

  • Opstellen promotie- en publiciteitsplan
  • Begeleiding ontwerp, tekstredactie en drukwerk communicatie-uitingen zoals briefpapier, uitnodigingen, advertenties, posters, brochures, programmaboek en abstractboek
  • Ontwerp, invulling en (technisch) beheer interactieve website
  • Optimale inzet social media (Twitter, LinkedIn, Facebook etc.)
  • Verzorgen publiciteit (nieuwsberichten externe media, congreskalenders)
  • Perscontacten
  • Productie programmaboek, abstractboek, en/of digitale alternatieven

Programma en sprekers

  • Advies inhoud en opzet programma
  • Advies mogelijke sprekers en dagvoorzitters
  • Uitnodigen sprekers
  • Programma- en sprekersbegeleiding
  • Opzet en coördinatie inschrijfprocedure indienen abstracts
  • (Online) verzamelen, beoordelen en verwerken abstracts en proceedings

Logistiek en accommodatie

  • Locatie selectie en onderhandeling
  • Zaalreservering en technische voorzieningen
  • Organisatie en coördinatie catering
  • Organisatie en coördinatie audiovisuele media
  • Coördinatie van aankleding van de locatie, zalen en podium

Registratie

  • (Online)deelnemersregistratie
  • Deelnemersadministratie
  • Produceren en leveren badges en deelnemerslijsten

Coördinatie ter plaatse

  • Opstellen zaal- en tijdsindeling
  • Ontvangst en registratie deelnemers, sprekers, exposanten en andere betrokkenen
  • Coördinatie en regievoering draaiboek
  • Contracteren en instrueren hostesses, technici, catering, etc.
  • Logistieke organisatie

Nazorg

  • Coördinatie opzet en uitwerking evaluatie deelnemers, sprekers
  • Bijwerken deelnemersbestand
  • Evaluatie met opdrachtgever(s)

© Copyright 2017 - Congress Care - Website door Newstaed